Von der ersten E-Mail zur Buchung: Was die DIRS21-Anbindung von Alveni AI kann

„Haben Sie noch etwas frei dieses Wochenende?" Mehr steht oft nicht in der E-Mail. Kein Datum, keine Personenzahl, keine Zimmerkategorie. Wer darauf antworten will, muss erst einmal zurückfragen — und wartet dann wieder einen halben Tag auf die Antwort.

Über die Anbindung an DIRS21 übernimmt Alveni AI diesen Teil der Korrespondenz. Die KI stellt die Rückfragen selbst, prüft in DIRS21, was an den genannten Tagen wirklich frei ist und was es kostet, und schickt dem Gast einen Buchungslink, in dem seine Auswahl bereits hinterlegt ist. Das funktioniert per E-Mail genauso wie nach einem Telefonat.

Die Anfrage, die jedes Haus kennt

Vage Anfragen sind der Normalfall. Gäste schreiben, wie sie sprechen: „dieses Wochenende", „wir sind zu viert", „irgendwas mit Blick". Daraus wird erst dann eine Buchung, wenn jemand nachfragt.

Bisher kostet das zwei bis drei Durchgänge. Die Rezeption fragt nach dem Datum, der Gast antwortet am Abend, jemand schaut nach, ob noch etwas frei ist, schickt einen Preis — und bis die Antwort kommt, hat der Gast nebenbei auf einem Portal gebucht.

Genau diese Durchgänge laufen über die DIRS21-Anbindung automatisch.

Wie aus einer vagen Anfrage eine konkrete wird

Die KI liest die Anfrage und klärt, was fehlt, bevor sie irgendetwas verspricht:

• Reisedaten — welches Wochenende genau, An- und Abreise
• Personenzahl — und ob Kinder dabei sind
• Zimmerwunsch — Kategorie, Bettenwunsch, Lage im Haus
• Anlass — Geburtstag, Kurzurlaub, Geschäftsreise

Erst wenn das steht, geht die Abfrage an DIRS21. Was dort als frei und zu welchem Preis hinterlegt ist, steht in der Antwort — und zwar für den konkreten Zeitraum, nicht als Spanne aus der Preisliste.

Die Tonalität bleibt dabei Ihre. Die KI antwortet im Stil Ihres Hauses und in der Sprache, in der der Gast geschrieben hat, in bis zu 32 Sprachen.

Warum der echte Preis den Unterschied macht

Viele Häuser arbeiten mit dynamischen Preisen. Der Satz für ein Doppelzimmer am ersten Oktoberwochenende hat dann wenig mit dem Satz zu tun, der im Frühjahr galt — und noch weniger mit dem, was auf einer PDF-Preisliste im Ordner steht.

Eine Antwort aus dem Gedächtnis ist deshalb riskant. Zu niedrig, und Sie verschenken in der Hochsaison Marge. Zu hoch, und der Gast bucht woanders.

Alveni AI liest Verfügbarkeit und Rate direkt aus DIRS21 aus. Im Angebot steht damit derselbe Preis, den auch Ihre Buchungsstrecke ausgibt, zum Zeitpunkt der Anfrage.

Ein Link pro Gast, mit vorbefülltem Warenkorb

Was der Gast am Ende bekommt, ist kein Preisangebot zum Abtippen. Es ist ein Link, der direkt in Ihre Buchungsstrecke führt — mit Datum, Zimmerkategorie und Personenzahl bereits im Warenkorb.

Der Gast klickt, sieht genau das, worüber gesprochen wurde, und schließt ab. Jeder Link ist für diese eine Anfrage erzeugt.

Kanal	So kommt der Link beim Gast an	Zeitpunkt
E-Mail	im Antwortschreiben, unter dem Angebot	sobald die Details geklärt sind
Telefon	per SMS oder WhatsApp aufs Handy	direkt nach dem Gespräch
WhatsApp	in der laufenden Unterhaltung	sofort

Der Weg übers Telefon ist der, bei dem am meisten verloren geht. Ein Gast legt auf, notiert sich nichts und sucht später erneut. Kommt der Link zwei Minuten später aufs Handy, bucht er direkt bei Ihnen.

Was sich im Posteingang ändert

Schritt	Ohne Anbindung	Mit der DIRS21-Anbindung
Rückfragen stellen	Mitarbeitende schreiben zurück und warten	KI klärt Daten und Personenzahl direkt
Verfügbarkeit prüfen	manuell im System nachsehen	Abfrage läuft automatisch
Preis nennen	aus Preisliste oder Erinnerung	aktuelle Rate aus DIRS21
Buchung ermöglichen	Gast sucht sich die Strecke selbst	Link mit vorbefülltem Warenkorb
Dauer bis zur Antwort	Stunden bis zum nächsten Tag	Minuten

Alveni AI und DIRS21 im Überblick

Merkmal	Umsetzung
Partner	DIRS21, Buchungsmaschine und Channel Manager
Verbindung	Verschlüsselte XML/API-Integration
Kanäle	E-Mail, Telefon, WhatsApp, Website-Chat, Social Media
Rückfragen	automatisch: Reisedaten, Personenzahl, Zimmerwunsch, Anlass
Live-Verfügbarkeit	ja, für den angefragten Zeitraum
Live-Preis	ja, die aktuell hinterlegte Rate, auch bei dynamischer Preisgestaltung
Buchungslink	pro Anfrage erzeugt, Warenkorb vorbefüllt
Zustellung	E-Mail, SMS oder WhatsApp
Sprachen	bis zu 32 am Telefon, über 50 in den Textkanälen
Parallele Anrufe	bis zu 100, in allen Paketen
Datenhaltung	Server in der EU, AVV inklusive
Zertifizierungen	SOC 2, ISO 27001, PCI DSS v4.0.1, HIPAA

FAQ: Häufige Fragen zur DIRS21-Anbindung

Verschickt die KI Angebote ohne unsere Freigabe?+

Sie entscheiden, wie weit sie geht. Manche Häuser lassen Entwürfe zur Prüfung liegen, andere lassen die Antwort direkt rausgehen. Beides lässt sich pro Anfragetyp einstellen.

Was passiert, wenn nichts frei ist?+

Dann sagt die KI das und bietet Alternativen an, die in DIRS21 tatsächlich verfügbar sind — andere Termine, andere Kategorien. Erfundene Zimmer gibt es nicht.

Müssen wir Preise doppelt pflegen?+

Nein. Was in DIRS21 hinterlegt ist, gilt. Die KI liest aus, sie schreibt keine Raten zurück.

Funktioniert das auch bei Gruppenanfragen?+

Bei kleinen Gruppen ja. Sobald es um Kontingente, Veranstaltungen oder Sonderkonditionen geht, übergibt die KI an Ihr Team, mit allem Bisherigen im Protokoll.

Wie lange dauert die Einrichtung?+

Drei Tage. Den Zugang zu DIRS21 stellen Sie bereit, um den Rest kümmert sich Ihr fester Ansprechpartner bei uns.

Gilt das auch für Hotelgruppen?+

Ja. Mehrere Häuser laufen über dieselbe Anbindung, jedes mit eigenen Raten und eigenem Bestand.