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Claude for Hotels: AI Workshops
We come to you, analyse your processes and set up custom AI workflows together with your team — automations that simplify your daily operations for good. As a compact online workshop or on site at your property, from the 2-day core package to the five-day AI Sprint.
Fewer hands, the same workload
Staff are scarce — and every day, routine screen work runs in the background: transferring reservations, answering emails, maintaining lists, copying data from one program to the next. Much of it can be taken over by AI, without hiring for new positions.
Recurring tasks
The same clicks on the PC every day — exactly the work that lends itself to automation.
Time for what matters
Less click work means more time for your guests — where your team is actually needed.
Solutions, not concept papers
We build the automations during the workshop — the first one is already running live by the end.
What the AI workshop delivers
We do not automate in theory — we start from what your team actually does every day. You show us the process, we translate it into AI.
Analisi dei processi
Analizziamo i workflow e i processi esistenti e i maggiori sprechi di tempo — direttamente alla postazione, su casi reali.
Assistenti AI su misura
Configuriamo assistenti AI e automazioni su misura basati su Claude — il nostro prompting, i nostri workflow e team di agenti, dentro il vostro ambiente.
Automatizzare le attività ricorrenti
Per esempio: riportare automaticamente nel PMS le schede di notifica scritte a mano e i dati degli ospiti, generare il briefing quotidiano per il team, oppure costruire un design system su misura per produrre materiali marketing e newsletter in pochi minuti.
Formare il team
Il vostro team impara a usare l'AI ogni giorno — con l'obiettivo di risparmiare il 20-50% del tempo dedicato alle attività ricorrenti.
Radicato nella routine
Sviluppiamo insieme al team nuovi modi di lavorare con l'AI — così l'AI non viene solo provata, ma usata stabilmente nell'operatività.
14 giorni di assistenza successiva
Dopo il workshop restiamo vicini ai nuovi workflow insieme al team — per domande e messe a punto, così tutto gira bene nell'uso quotidiano.
Use cases: what our AI system takes over in a hotel
Our AI workflows built on Claude take over the recurring screen work in a hotel: transferring data, producing content, analysing and summarising. Claude provides the language model — the workflows themselves, the prompting, the agent systems and the connection to your hotel systems through interfaces and connectors are developed by us and set up individually for your property. Typical use cases from our workshops — which ones pay off in your property is what the process analysis clarifies:
| Use case | What our AI workflows with Claude take over | Area |
|---|---|---|
| Digitalizzare le schede di notifica | Leggere le schede scritte a mano e riportare automaticamente i dati degli ospiti nel PMS | Ricevimento |
| Riportare le prenotazioni | Spostare le prenotazioni da e-mail e portali nel PMS in modo strutturato — senza ridigitare | Prenotazioni |
| Briefing quotidiano | Generare automaticamente il briefing quotidiano per il team o un briefing di direzione con gli indicatori chiave | Team e direzione |
| Ticket hotelkit in movimento | Aprire un ticket dal telefono al volo — senza digitare, mentre attraversate la struttura; il workflow lo registra da solo in hotelkit | Piani e manutenzione |
| Design system e newsletter | Costruire un design system su misura e produrre newsletter per gli ospiti e materiali marketing in minuti anziché ore | Marketing |
| Sviluppo clienti business | Contatto automatizzato di potenziali clienti business su LinkedIn — con offerte mirate per riunioni e congressi | Commerciale e MICE |
| Analisi degli ospiti | Analizzare i dati degli ospiti e le abitudini di spesa: chi prenota che cosa, quando e con quale canale | Direzione e revenue |
| Segmentazione degli ospiti | Segmentare automaticamente gli ospiti — base per offerte e campagne mirate | Marketing e revenue |
| Rispondere alle recensioni | Preparare le risposte alle recensioni online nel tono della vostra struttura — da approvare dal team | Ricevimento e marketing |
| Schede pre-arrivo | Un breve profilo per ogni ospite in arrivo con preferenze, storico e occasioni — automaticamente prima di ogni arrivo | Ricevimento |
| Monitoraggio del mercato | Osservare prezzi e offerte nella vostra zona e riceverli come sintesi compatta | Revenue |
Four formats — you decide how big to start
From the compact online workshop to the five-day AI Sprint through the whole property. We will help you pick the right format in a short call.
Workshop online
L'ingresso compatto in videochiamata: analizziamo da remoto workflow selezionati e configuriamo le prime automazioni insieme al team.
- ✓Da remoto in videochiamata · 2-3 ore
- ✓1-2 processi di un'unica area
- ✓Ideale per provare l'automazione AI nella propria struttura
In struttura · 2 giorni
Il pacchetto principale da voi: due giorni fianco a fianco con il team per automatizzare i workflow che costano più tempo — di norma in un reparto, per esempio il ricevimento.
- ✓Giorno 1: analisi dei processi e priorità
- ✓Giorno 2: realizzazione e consegna al team
- ✓2-3 processi automatizzati — il primo gira dal vivo già alla fine
In struttura · 3 giorni
Il programma completo per le strutture che vogliono radicare l'AI in tutta l'operatività: tutto il workshop di 2 giorni — più una terza giornata per altri reparti e una formazione approfondita, al termine della quale il team costruisce le proprie automazioni.
- ✓Giorni 1 e 2: come nel workshop di 2 giorni
- ✓Giorno 3: altri reparti — dalle prenotazioni al marketing
- ✓4-6 processi automatizzati, in tutta la struttura anziché in un solo reparto
- ✓Formazione approfondita: il team costruisce poi i propri workflow
AI Sprint · 5 giorni
Una settimana intera, ispirata al design sprint: attraversiamo con voi ogni reparto, automatizziamo i processi centrali in tutta la struttura e radichiamo stabilmente i nuovi modi di lavorare — dall'analisi ai test dal vivo.
- ✓Giorno 1: capire — ogni reparto, ogni workflow
- ✓Giorno 2: dare priorità e abbozzare le soluzioni
- ✓Giorni 3 e 4: realizzare le automazioni in tutta la struttura
- ✓Giorno 5: test dal vivo, formazione approfondita e consegna con un playbook AI
| Format | Duration & location | Scope | Training | Best for |
|---|---|---|---|---|
| Workshop online | 2–3 hours, remote via video call | 1–2 processes, one area | Handover of the automations we set up | Getting started: experiencing AI automation in your own property |
| On-site workshop | 2 days, at your property | 2–3 processes, one department | Team training on the real process | The core package: analysis, implementation and handover |
| On-site workshop | 3 days, at your property | 4–6 processes, several departments | In-depth training — your team builds its own workflows | The full roll-out: anchoring AI across the operation |
| AI Sprint | 5 days, at your property | Core processes across the whole property, every department | In-depth training + an AI playbook for the whole team | Properties switching to AI-supported workflows within one week |
What is it worth? A sample calculation
For orientation — we set the actual figures together with your numbers in the kick-off.
| People working with the automations daily | 5 |
| Time saved per person per day (assumption) | approx. 2 hrs |
| At 5 working days per week — total | 50 hrs/week |
| Internal hourly rate (assumption) | approx. €35 |
| Savings per week | approx. €1,750 |
| Projected per year (~46 weeks) | approx. €80,000 |
Sample calculation with assumed values. All outcome and ROI figures are non-binding estimates, not a guarantee — results depend on your workflows, data and your team's participation.
How it works
From preparation to a working solution.
Prima
Una breve call di allineamento
Concordiamo da remoto quali aree guardare e chi parteciperà al workshop.
Workshop
Capire e dare priorità
Ci mostrate i vostri workflow al computer. Prendiamo appunti, facciamo domande e decidiamo insieme quali processi automatizzare per primi — dove il ritorno è maggiore.
Workshop
Realizzare e consegnare
Costruiamo le automazioni sui vostri processi reali e formiamo il team. Alla fine la prima soluzione gira già dal vivo — non un documento di concept.
Dopo
14 giorni di assistenza successiva
Restiamo a disposizione e mettiamo a punto dove l'uso quotidiano lo richiede.
How we measure success together
- →2-3 processi ricorrenti automatizzati — una breve istruzione scritta al posto di molti passaggi manuali
- →Un risparmio di tempo misurabile a settimana — l'obiettivo si fissa al kick-off partendo dal vostro impegno attuale
- →Il team lavora in autonomia — dopo la consegna le automazioni girano senza di noi
- →Almeno un processo è in produzione alla fine delle giornate di workshop
What we need from you
We can only automate what we understand — the more openly you show us your workflows, the more we can take off your team's plate.
- →Accesso ai vostri processi: mostrateci al computer come lavorate oggi — esattamente come accade ogni giorno
- →Le persone giuste nella stanza: chi svolge le attività ogni giorno e poi userà le automazioni
- →L'accesso ai sistemi da automatizzare
- →Una stanza tranquilla dove lavorare con il team senza interruzioni
Frequently asked questions about the AI workshop
Il workshop AI si svolge online o in struttura?+
Il workshop disturba l'operatività quotidiana?+
Che fine fanno i nostri dati?+
Gira sui nostri computer o da qualche parte su internet?+
Il mio team deve avere competenze tecniche?+
Posso avviare processi dal telefono mentre giro per la struttura?+
Nel workshop sviluppate anche software su misura?+
Ci sono costi ricorrenti?+
Automate the routine. Free up your team.
Tell us in a short call where your property loses the most time at the screen — we will tell you honestly what can be automated and which format fits.