Welche Informationen erhält mein Team nach jedem KI-Telefongespräch?

Nach jedem KI-Telefonat erhält Ihr Team eine strukturierte Zusammenfassung — direkt im Dashboard, per E-Mail oder als Ticket im PMS. Kein Gespräch geht verloren, kein Anliegen bleibt ungeklärt.

Was steht im Gesprächsprotokoll?

Alveni AI erstellt nach jedem Anruf automatisch ein Protokoll mit folgenden Informationen:

Gesprächszusammenfassung — Was wollte der Gast? Was hat die KI geantwortet?
Anliegen-Kategorie — Reservierungsanfrage, Zimmerfrage, Beschwerde, Sonstiges
Ergebnis — Selbstständig gelöst / Weiterleitung / Rückrufbitte
Handlungsbedarf für Ihr Team — Aufgabe mit Priorität, wenn Nachbearbeitung nötig
Sprachmemo (optional) — Vollständige Aufzeichnung für Qualitätsprüfung

Wo werden die Protokolle angezeigt?

Sie haben drei Möglichkeiten, je nach Ihrem Workflow:

Kanal	Wann sinnvoll
Alveni Dashboard	Tagesübersicht, Statistiken, alle Gespräche
E-Mail-Benachrichtigung	Sofortmeldung bei dringenden Anliegen
PMS-Ticket	Direkte Integration in Ihr Hotelmanagementsystem

Bekommt das Team auch Statistiken?

Ja. Im Wochen- und Monatsbericht sehen Sie:

Anzahl Anrufe gesamt
Anteil automatisch gelöster Gespräche (typisch: 70–80 %)
Häufigste Themen und Fragen
Spitzenzeiten und Stoßstunden
Sprachverteilung der Anrufer

Diese Daten helfen, Wissenslücken zu schließen — wenn z. B. viele Gäste nach demselben Thema fragen, ergänzen Sie einfach eine neue Antwort in Ihrem KI-Telefonassistenten.

Was passiert bei einer Weiterleitung?

Wenn die KI an die Rezeption übergibt, informiert sie Ihr Team in Echtzeit. Das Gespräch wird mit einer kurzen Zusammenfassung übergeben, sodass Ihre Mitarbeitenden sofort wissen, worum es geht — ohne den Gast zu wiederholen zu lassen.

Der Übergabe-Hinweis enthält:

Name des Anrufers (sofern genannt)
Bisheriges Anliegen
Warum die Übergabe erfolgt (z. B. Sonderwunsch, Beschwerde)

Datenschutz: Wie lange werden Protokolle gespeichert?

Alle Gesprächsdaten werden DSGVO-konform verarbeitet. Die Aufbewahrungsdauer ist individuell konfigurierbar — typisch sind 30, 60 oder 90 Tage. Danach werden die Daten automatisch gelöscht. Auf Wunsch können Sie Aufzeichnungen auch vollständig deaktivieren.

KI-Reporting in der Praxis

Ein Beispiel aus dem Hotelalltag: Eine Rezeptionistin startet ihre Frühschicht und sieht im Dashboard, dass nachts 14 Anrufe eingegangen sind — 12 davon hat die KI selbstständig gelöst, 2 haben eine offene Aufgabe hinterlassen. Sie bearbeitet diese in unter 5 Minuten und startet den Tag ohne Rückstand.

Das Reporting macht die KI-Rezeption transparent und kontrollierbar — keine Blackbox, sondern ein Werkzeug, das Ihrem Team hilft.

Mehr zu Einsatzmöglichkeiten: KI-Telefonassistent für Hotels oder direkt Demo buchen.