Wie Sie KI nahtlos in Ihre bestehenden Hotelsysteme integrieren

Eine der häufigsten Fragen, die wir von Hoteliers hören, lautet: „Klingt alles toll – aber wie aufwendig ist die Integration in unsere bestehenden Systeme?" Die Antwort mag überraschen: Es ist deutlich einfacher, als die meisten denken.

Viele Hotels schrecken vor neuer Technologie zurück, weil sie schlechte Erfahrungen mit komplizierten IT-Projekten gemacht haben. Monatelange Implementierungen, teure Berater, Systeme, die nicht miteinander sprechen wollen, und am Ende funktioniert doch nicht alles wie versprochen. Wir verstehen diese Bedenken – und genau deshalb haben wir Alveni AI so entwickelt, dass die Integration so einfach und reibungslos wie möglich ist.

Die Telefonanlage: Einfacher als Sie denken

Das Herzstück der Integration ist die Anbindung an Ihre Telefonanlage (PBX – Private Branch Exchange). Ob Sie eine klassische analoge Anlage, eine moderne IP-Telefonanlage oder eine Cloud-basierte Lösung nutzen – Alveni AI lässt sich mit praktisch jeder Telefonanlage verbinden.

Der Grund: Wir nutzen ein universelles Prinzip, das seit Jahrzehnten in der Telefonie funktioniert: die Rufumleitung. Sie richten in Ihrer Telefonanlage einfach eine Rufumleitung ein – und schon ist Alveni AI angebunden.

So funktioniert es technisch

Es gibt verschiedene Szenarien, wie Sie die Rufumleitung konfigurieren können. Welches für Ihr Hotel am besten passt, hängt von Ihren Anforderungen ab:

Szenario 1: Rufumleitung bei Besetzt Die Telefonanlage leitet den Anruf nur dann an Alveni AI weiter, wenn alle Leitungen besetzt sind. In diesem Fall fungiert die KI als Überlauf – sie fängt genau die Anrufe auf, die sonst verloren gehen würden.

Szenario 2: Rufumleitung bei Nichtmelden Nach einer definierten Anzahl von Klingelzeichen (z. B. 4-mal) leitet die Anlage den Anruf an Alveni AI weiter. So haben Ihre Mitarbeiter die Chance, den Anruf selbst anzunehmen. Nur wenn niemand abnimmt, springt die KI ein.

Szenario 3: Sofortige Rufumleitung Alle Anrufe werden direkt an Alveni AI geleitet – die KI nimmt jeden Anruf als Erstes an. Dieses Szenario eignet sich besonders für Stoßzeiten, Nachtschichten oder als permanente Lösung für kleinere Hotels.

Szenario 4: Paralleles Klingeln Der Anruf klingelt gleichzeitig bei der Rezeption und bei Alveni AI. Wer zuerst abnimmt, führt das Gespräch. So haben Ihre Mitarbeiter immer Vorrang, aber kein Anruf geht verloren.

Szenario 5: Zeitbasierte Umleitung Außerhalb der Rezeptionszeiten – abends, nachts, am Wochenende – übernimmt Alveni AI automatisch alle Anrufe. Während der regulären Arbeitszeiten klingelt das Telefon wie gewohnt an der Rezeption.

Die Konfiguration der Rufumleitung dauert in der Regel weniger als 15 Minuten und kann von Ihrem Team oder Ihrem Telefonanbieter durchgeführt werden. Wir stellen eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung und unterstützen Sie bei Bedarf auch per Telefon oder Fernwartung.

Kompatibilität

Alveni AI ist kompatibel mit allen gängigen Telefonanlagen und -anbietern:

• Klassische PBX-Systeme: Siemens/Unify, Avaya, Alcatel-Lucent, Panasonic, Auerswald
• IP-Telefonanlagen: 3CX, Asterisk, FreePBX, Yeastar
• Cloud-Telefonie: Sipgate, Placetel, Deutsche Telekom Cloud PBX, Vodafone One Net
• Hotel-spezifische Anlagen: Mitel, NEC, Alcatel-Lucent für Hotels

Egal welches System Sie nutzen – die Integration funktioniert. Und falls Sie sich nicht sicher sind, prüfen wir das gerne vorab kostenlos für Sie.

Integration mit Chatbots und digitalen Kanälen

Alveni AI beschränkt sich nicht auf das Telefon. Unsere KI kann nahtlos mit bestehenden Chatbot-Lösungen auf Ihrer Website zusammenarbeiten. Die Wissensbasis ist dieselbe – egal ob der Gast anruft oder über den Chat Kontakt aufnimmt.

Das bedeutet: Konsistente Antworten auf allen Kanälen. Ein Gast, der auf der Website nach dem Frühstücksangebot fragt, erhält dieselbe Antwort wie ein Gast, der anruft. Es gibt keine widersprüchlichen Informationen, keine unterschiedlichen Preise und keine Verwirrung.

Die Integration mit bestehenden Chat-Lösungen erfolgt über standardisierte APIs. Wenn Sie bereits einen Chatbot auf Ihrer Website einsetzen, können wir Alveni AI als Backend-Wissensbasis anbinden. Der Chatbot nutzt dann dieselbe Intelligenz wie der Telefonassistent.

Der 7-Tage-Implementierungsplan

Wir haben den Implementierungsprozess auf 7 Tage optimiert – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Go-Live. Hier ist unser bewährter Ablauf:

Tag 1–2: Onboarding-Workshop In einem strukturierten Workshop (ca. 2–3 Stunden, vor Ort oder per Video) erfassen wir alles, was Ihre KI wissen muss: Hoteldetails, Zimmertypen, Services, Preise, FAQ, Kommunikationsstil und Persönlichkeit. Wir analysieren auch Ihre bestehende Kommunikation (Website, E-Mails, Bewertungen) und leiten daraus den optimalen Stil für Ihre KI ab.

Tag 3–4: KI-Konfiguration Unser Team konfiguriert Ihre KI auf Basis der Workshop-Ergebnisse. Wir programmieren die Wissensbasis, definieren die Gesprächsabläufe, konfigurieren die Persönlichkeit und richten die technische Infrastruktur ein.

Tag 5: Interne Tests Wir testen Ihre KI intensiv – mit verschiedenen Szenarien, Sprachen und Anfragen. Wir simulieren typische Anrufe, Sonderfälle und Stresssituationen. Jeder Test wird dokumentiert und eventuelle Anpassungen sofort umgesetzt.

Tag 6: Soft Launch Die KI geht in den Livebetrieb – zunächst in einem begrenzten Szenario (z. B. nur als Überlauf oder nur außerhalb der Rezeptionszeiten). So können Sie die KI im Echtbetrieb erleben, ohne Risiko.

Tag 7: Go-Live und Feintuning Nach dem erfolgreichen Soft Launch gehen wir in den Vollbetrieb. Wir monitoren die ersten Gespräche engmaschig und nehmen letzte Feinabstimmungen vor. Ab jetzt ist Ihre KI einsatzbereit.

Was Sie NICHT brauchen

Lassen Sie uns auch darüber sprechen, was Sie für die Integration nicht brauchen:

• Keine neue Hardware: Alveni AI ist eine Cloud-Lösung. Sie brauchen keine neuen Server, keine spezielle Hardware und keine zusätzlichen Telefone.
• Keine IT-Abteilung: Die Integration ist so einfach, dass keine IT-Kenntnisse erforderlich sind. Die Rufumleitung kann jeder einrichten, der ein Telefon bedienen kann.
• Keine langen Vertragslaufzeiten: Wir glauben an die Qualität unserer Lösung und binden Sie nicht an lange Verträge. Sie können flexibel starten und jederzeit anpassen.
• Keine Änderung bestehender Prozesse: Ihre Mitarbeiter arbeiten wie gewohnt weiter. Die KI ergänzt Ihr Team – sie ersetzt keine bestehenden Abläufe.
• Kein Risiko: Unsere 7-tägige kostenlose Testphase gibt Ihnen die Möglichkeit, Alveni AI unverbindlich zu testen. Wenn Sie nicht überzeugt sind, entstehen keine Kosten.

Die Vorteile auf einen Blick

• Schnelle Implementation: In nur 7 Tagen von null auf live
• Universelle Kompatibilität: Funktioniert mit jeder Telefonanlage
• Kein IT-Aufwand: Einfache Rufumleitung statt komplexer Integration
• Flexible Szenarien: Von der Überlauf-Lösung bis zum Vollbetrieb
• Konsistente Multi-Channel-Kommunikation: Telefon und Chat aus einer Wissensbasis
• Kostenlose Testphase: 7 Tage unverbindlich testen
• Persönliche Betreuung: Ein dedizierter Ansprechpartner für Ihr Hotel

Häufige Fragen zur Integration

Muss meine Telefonanlage ausgetauscht werden? Nein. Alveni AI funktioniert mit Ihrer bestehenden Anlage. Es sind keine Änderungen an der Hardware erforderlich.

Können meine Mitarbeiter weiterhin Anrufe entgegennehmen? Absolut. Sie entscheiden, wie die KI eingesetzt wird – als Ergänzung, als Überlauf oder als primärer Ansprechpartner. Ihre Mitarbeiter haben immer Vorrang, wenn Sie das wünschen.

Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann? Die KI leitet den Anruf nahtlos an einen Mitarbeiter weiter – inklusive einer Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs. Der Gast muss nichts wiederholen.

Funktioniert die KI auch mit mehreren Standorten? Ja. Jeder Standort kann eine eigene KI-Konfiguration erhalten – mit eigenem Wissen, eigener Persönlichkeit und eigenen Rufumleitungsregeln.

Wie wird die Wissensbasis aktualisiert? Über ein einfaches Dashboard können Sie jederzeit Informationen aktualisieren – neue Angebote, geänderte Öffnungszeiten, saisonale Highlights. Die Änderungen sind sofort wirksam.

Fazit

Die Integration von KI in Ihre bestehenden Hotelsysteme muss kein komplexes IT-Projekt sein. Mit Alveni AI genügt eine einfache Rufumleitung, um Ihrem Hotel einen leistungsstarken KI-Telefonassistenten zur Seite zu stellen. In 7 Tagen ist alles eingerichtet – ohne neue Hardware, ohne IT-Aufwand und ohne Risiko.

Die Technologie ist bereit. Die Frage ist nur: Sind Sie es auch?