Telefonbot
Ein Telefonbot ist ein KI-gestütztes System, das Anrufe automatisiert entgegennimmt, Sprache versteht und natürlich antwortet — rund um die Uhr, ohne Wartezeit.
Was ist ein Telefonbot?
Ein Telefonbot nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen und führt natürliche Gespräche — mit einer durchschnittlichen Reaktionszeit unter 500 Millisekunden. Moderne Telefonbots nutzen Conversational AI, um freie Sprache zu verstehen, die Absicht des Anrufers zu erkennen und kontextbezogen zu antworten. Im Gegensatz zu klassischen IVR-Systemen mit starren Tastenmenüs reagiert ein Telefonbot flexibel auf individuelle Fragen.
Telefonbot vs. Chatbot vs. Voicebot
| Telefonbot | Chatbot | Voicebot | |
|---|---|---|---|
| Kanal | Telefon (Festnetz, Mobil) | Text (Website, Messenger) | Sprache (alle Kanäle) |
| Eingabe | Gesprochene Sprache | Getippter Text | Gesprochene Sprache |
| Ausgabe | Natürliche Sprachantwort | Text | Natürliche Sprachantwort |
| Typischer Einsatz | Kundenservice, Rezeption, Terminvereinbarung | FAQ, Support-Tickets | Smart Speaker, In-App |
| Technologie | ASR + NLP + TTS | NLP + Textgenerierung | ASR + NLP + TTS |
Der Telefonbot ist damit eine spezialisierte Form des Voicebots — optimiert für den Telefonkanal mit SIP-Trunking und Integration in bestehende Telefonanlagen.
Wie funktioniert ein Telefonbot technisch?
- Anrufannahme — Der Bot nimmt den Anruf über die bestehende Telefonanlage entgegen (via SIP-Trunk oder Rufweiterleitung)
- Spracherkennung (ASR) — Die gesprochenen Worte werden in Echtzeit in Text umgewandelt
- Absichtserkennung (NLP) — KI-Technologie erkennt, was der Anrufer möchte
- Datenabfrage — Bei Bedarf greift das System auf externe Systeme zu (z. B. PMS, Buchungssystem, Kalender)
- Antwortgenerierung — Eine natürlich klingende Sprachantwort wird erzeugt und wiedergegeben
Der gesamte Vorgang dauert unter einer Sekunde — für den Anrufer fühlt sich das Gespräch natürlich an.
Telefonbot im Hotel: Typische Anwendungsfälle
Hotels gehören zu den Branchen mit dem höchsten Anrufvolumen und den größten Verlustquoten: Bis zu 40 % aller Anrufe gehen verloren, besonders nachts und während Stoßzeiten.
Ein Hotel-Telefonbot übernimmt:
- Reservierungsanfragen — Zimmerverfügbarkeit prüfen, Preise nennen, Buchungen entgegennehmen
- Standardauskünfte — Check-in-Zeiten, Anfahrt, Parkmöglichkeiten, WLAN-Zugang
- Weiterleitung — Komplexe Anliegen direkt an das passende Team verbinden
- Mehrsprachige Kommunikation — Automatische Spracherkennung in bis zu 29 Sprachen
- Nachtbetrieb — Vollständige Erreichbarkeit außerhalb der Rezeptionszeiten
Vorteile gegenüber klassischem Call-Center
| Kriterium | Telefonbot | Call-Center |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | 24/7, 365 Tage | Schichtabhängig |
| Parallele Anrufe | Bis zu 100 gleichzeitig | Begrenzt durch Personalstärke |
| Sprachen | 29+ automatisch | 2-4 mit Spezialisten |
| Wartezeit | < 1 Sekunde | Durchschnittlich 3-8 Minuten |
| Kosten | Bis zu 70 % günstiger | Personal-, Schulungs-, Infrastrukturkosten |
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- Natürlichkeit der Stimme — Klingt der Bot wie ein Mensch oder wie eine Maschine?
- Sprachvielfalt — Wie viele Sprachen werden unterstützt, mit welchen Dialektvarianten?
- Systemintegration — Kann der Bot auf Ihr PMS und Ihre Telefonanlage zugreifen?
- Datenschutz — Werden Gespräche DSGVO-konform verarbeitet? Wo stehen die Server?
- Eskalationspfade — Wie zuverlässig erfolgt die Weiterleitung an menschliche Mitarbeiter?
Fazit
Ein Telefonbot ist keine Spielerei, sondern ein Werkzeug für messbare Effizienz: weniger verpasste Anrufe, kürzere Wartezeiten und mehr Zeit für persönliche Gästebetreuung. Entscheidend ist die Qualität der Spracherkennung, die Tiefe der Systemintegration und die Natürlichkeit des Gesprächs.
Telefonbot in der Praxis erleben
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