Wie Ihr Empfangsteam durch KI wertvolle Zeit sparen kann

Die Rezeption ist das Herz eines jeden Hotels. Hier kommen Gäste an, hier werden Fragen beantwortet, hier werden Probleme gelöst. Und hier klingelt ständig das Telefon. Das Ergebnis: Rezeptionsmitarbeiter sind permanent im Spagat zwischen den Gästen, die vor ihnen stehen, und den Anrufern, die am Telefon warten.

Dieses Problem ist so alt wie die Hotellerie selbst. Und es hat sich in den letzten Jahren verschärft. Der Fachkräftemangel führt dazu, dass viele Hotels unterbesetzt sind. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste an Schnelligkeit und Servicequalität. Das Ergebnis: gestresste Mitarbeiter, genervte Gäste und verpasste Geschäftsmöglichkeiten.

Alveni AI löst dieses Dilemma – und zwar nicht, indem wir das Team ersetzen, sondern indem wir es entlasten. Unsere KI übernimmt die zeitraubenden, repetitiven Telefonanfragen und gibt Ihrem Empfangsteam die wertvollste Ressource zurück: Zeit.

Das Zeitproblem an der Rezeption

Bevor wir über die Lösung sprechen, lassen Sie uns das Problem genauer analysieren. Eine typische Rezeptionsmitarbeiterin in einem mittelgroßen Hotel verbringt ihren Tag ungefähr so:

• 30–40 % der Arbeitszeit: Telefonanrufe entgegennehmen und beantworten
• 25–30 % der Arbeitszeit: Gäste vor Ort betreuen (Check-in, Check-out, Anfragen)
• 15–20 % der Arbeitszeit: Administrative Aufgaben (E-Mails, Reservierungen, Rechnungen)
• 10–15 % der Arbeitszeit: Sonstige Aufgaben (Koordination mit anderen Abteilungen, Beschwerdemanagement)

Das Telefon ist also der größte einzelne Zeitfresser. Und ein Großteil der Anrufe sind Routineanfragen, die sich ständig wiederholen:

• „Wann ist Check-in / Check-out?"
• „Haben Sie am Wochenende noch ein Zimmer frei?"
• „Was kostet das Frühstück?"
• „Gibt es Parkplätze?"
• „Wie komme ich vom Bahnhof zu Ihnen?"
• „Ist das WLAN kostenlos?"
• „Kann ich meinen Hund mitbringen?"
• „Wann hat das Restaurant geöffnet?"

Diese Fragen sind wichtig – aber sie erfordern keine menschliche Kreativität oder Empathie. Sie erfordern korrekte Informationen, freundlich und effizient vermittelt. Genau das kann eine KI mindestens genauso gut wie ein Mensch – und oft sogar besser, weil die KI nie müde wird, nie genervt ist und nie eine Information vergisst.

30 % weniger Zeitaufwand am Telefon

Unsere Daten zeigen: Hotels, die Alveni AI einsetzen, reduzieren den Zeitaufwand ihres Rezeptionsteams für Telefonanrufe um durchschnittlich 30 %. Das bedeutet: Wenn Ihre Mitarbeiter bisher 3 Stunden pro Schicht am Telefon verbracht haben, sind es mit Alveni AI nur noch knapp 2 Stunden.

Woher kommt diese Zeitersparnis?

1. Routineanfragen werden vollständig von der KI beantwortet. Fragen nach Verfügbarkeit, Preisen, Öffnungszeiten, Anfahrt und anderen Standardinformationen beantwortet die KI selbstständig und kompetent. Ihr Team wird nur noch bei komplexen Anliegen einbezogen.

2. Die KI filtert und priorisiert Anrufe. Nicht jeder Anruf ist gleich dringend. Die KI erkennt, welche Anrufe sie selbst erledigen kann und welche an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden sollten. Bei der Weiterleitung liefert sie eine kurze Zusammenfassung des Anliegens – der Mitarbeiter ist sofort im Bilde und muss nicht bei null anfangen.

3. Keine unterbrochenen Gespräche mehr. Kennen Sie das? Ein Gast steht an der Rezeption, Sie sind mitten im Gespräch – und das Telefon klingelt. Sie entschuldigen sich, nehmen ab, müssen den Anrufer vertrösten, kehren zum Gast zurück, haben den Faden verloren. Mit Alveni AI passiert das nicht mehr. Die KI nimmt den Anruf an, Ihr Mitarbeiter kann sich ungestört dem Gast vor Ort widmen.

4. Kürzere Gesprächszeiten. Die KI kommt effizient auf den Punkt, ohne unhöflich zu sein. Sie vermeidet unnötige Gesprächsschleifen, hat alle Informationen sofort parat und kann mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten.

20 % mehr Buchungen

Die Zeitersparnis ist nur ein Teil der Geschichte. Der andere Teil: Alveni AI steigert die Buchungsrate am Telefon um durchschnittlich 20 %.

Das liegt an mehreren Faktoren:

Keine verpassten Anrufe: Jeder Anruf wird angenommen – sofort, ohne Wartezeit. Kein Gast legt frustriert auf und bucht dann bei der Konkurrenz oder über ein teures Buchungsportal.

Optimale Gesprächsführung: Die KI ist darauf trainiert, Buchungsanfragen optimal zu begleiten. Sie stellt die richtigen Fragen, bietet passende Optionen an und schließt den Buchungsprozess effizient ab.

Upselling-Kompetenz: Die KI erkennt Gelegenheiten für Upgrades und Zusatzleistungen und kommuniziert sie geschickt – ein höherer durchschnittlicher Buchungswert ohne Druck.

Konsistente Qualität: Kein schlechter Tag, keine Übermüdung, kein Stress. Die KI liefert bei jedem Anruf die gleiche exzellente Beratungsqualität.

7 Tage Setup – und los geht's

Die Einrichtung von Alveni AI ist denkbar einfach und dauert nur 7 Tage. Wir haben den Prozess so optimiert, dass er Ihr Team minimal belastet:

Tag 1–2: Onboarding-Workshop – wir lernen Ihr Hotel kennen Tag 3–4: Wir konfigurieren Ihre individuelle KI Tag 5: Interne Tests und Qualitätssicherung Tag 6: Soft Launch im begrenzten Betrieb Tag 7: Vollständiger Go-Live

Der gesamte Prozess erfordert von Ihrem Team nur etwa 3–4 Stunden aktive Mitarbeit – hauptsächlich im Onboarding-Workshop. Den Rest erledigen wir.

Kostenlose 7-Tage-Testphase

Wir wissen, dass neue Technologie Vertrauen erfordert. Deshalb bieten wir jedem Hotel eine kostenlose 7-tägige Testphase an. In dieser Zeit können Sie Alveni AI im Echtbetrieb erleben – mit echten Gästeanrufen, echten Situationen und echten Ergebnissen.

Während der Testphase erhalten Sie:

• Vollständigen Zugang zu allen Funktionen von Alveni AI
• Tägliche Reports über Anrufvolumen, Anfragetypen und Konversionsraten
• Persönliche Betreuung durch einen dedizierten Ansprechpartner
• Unbegrenzte Anpassungen an der KI-Konfiguration

Nach der Testphase entscheiden Sie: Wenn Sie überzeugt sind, starten wir den regulären Betrieb. Wenn nicht, entstehen keine Kosten – und keine Verpflichtungen.

Was Ihr Team davon hat

Die wichtigste Frage für viele Mitarbeiter: „Wird die KI meinen Job ersetzen?" Die Antwort ist ein klares Nein. Alveni AI ersetzt keine Mitarbeiter – sie macht Mitarbeiter besser.

Konkret profitiert Ihr Team von:

Weniger Stress: Das ständige Telefonklingeln während des Check-ins, das Gefühl, nicht hinterherzukommen, der Spagat zwischen Gast vor Ort und Anrufer – all das wird deutlich reduziert.

Mehr Zeit für persönliche Interaktionen: Endlich können sich Ihre Mitarbeiter voll auf die Gäste konzentrieren, die vor ihnen stehen. Ein freundliches Gespräch beim Check-in, eine persönliche Empfehlung für das Abendessen, ein aufmerksames „Wie war Ihr Tag?" – diese menschlichen Momente machen den Unterschied in der Hotellerie, und Ihr Team hat endlich die Zeit dafür.

Weniger Routinearbeit: Niemand ist in die Hotellerie gegangen, um den ganzen Tag die gleichen fünf Fragen am Telefon zu beantworten. Ihre Mitarbeiter können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich ihre menschlichen Fähigkeiten erfordern: Empathie, Kreativität, Problemlösung.

Bessere Arbeitsbedingungen: Weniger Stress und mehr Zeit für das Wesentliche führen zu zufriedeneren Mitarbeitern. Und zufriedene Mitarbeiter bleiben länger – in einer Branche mit hoher Fluktuation ist das unbezahlbar.

Die Rechnung: Was eine Stunde Zeitersparnis wert ist

Lassen Sie uns die Zeitersparnis in Euro umrechnen. Ein Rezeptionsmitarbeiter kostet ein Hotel inklusive aller Nebenkosten durchschnittlich 20–25 € pro Stunde. Wenn Alveni AI pro Mitarbeiter und Schicht eine Stunde Telefonzeit einspart, ergibt sich bei drei Schichten pro Tag und 365 Tagen im Jahr:

• Zeitersparnis pro Tag: 3 Stunden
• Zeitersparnis pro Monat: 90 Stunden
• Kostenwert pro Monat: 90 × 22,50 € = 2.025 €

Dazu kommen die Mehrbuchungen durch bessere Erreichbarkeit und die verbesserte Gästezufriedenheit durch ungeteilte Aufmerksamkeit an der Rezeption. Der tatsächliche Wert liegt deutlich höher als die reinen Personalkosten.

Fazit

Ihr Empfangsteam ist zu wertvoll, um den ganzen Tag Standardfragen am Telefon zu beantworten. Alveni AI übernimmt die Routinearbeit und gibt Ihrem Team die Freiheit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: persönliche, herzliche Gastfreundschaft.

30 % weniger Zeitaufwand am Telefon. 20 % mehr Buchungen. Zufriedenere Mitarbeiter und zufriedenere Gäste. In nur 7 Tagen eingerichtet und 7 Tage kostenlos zu testen.

Geben Sie Ihrem Team die Zeit zurück, die es verdient.